Co powinien zawierać wniosek o urlop składany przez pracownika?

Podczas roku pracownik powinien wypoczywać. Według prawa przynajmniej raz musi wybrać wolne w wymiarze dwutygodniowym. Czas ten powinien być przeznaczony na regenerację, rodzinny wyjazd, chwilę relaksu i ogólny odpoczynek. W praktyce bywa różnie, ponieważ urlop bardzo często wiąże się z aktywnościami takimi jak remont lub podjęcie zlecenia tymczasowego – takich sytuacji jednak zdecydowanie warto unikać.

Co trzeba zrobić, aby uzyskać wolne?

Przede wszystkim należy złożyć wniosek o urlop. Tę czynność musi wykonać pracownik, chociaż pracodawca może wyznaczyć konkretne okresy urlopowe. Ma to zazwyczaj miejsce w dużych przedsiębiorstwach i instytucjach państwowych, gdzie ciągłość pracy ma istotne znaczenie.

Najczęściej wnioski są składane w formie klasycznej, papierowej. Taki dokument powinien zostać zatwierdzony przez pracodawcę. Można skorzystać z gotowych szablonów dostępnych w sieci, najczęściej jednak firmy mają swoje własne druki – wystarczy o nie poprosić w sekretariacie lub w miejscu o podobnym charakterze.

Nowocześniejsze instytucje wprowadzają powoli elektroniczne dokumenty, które wysyłane są bez pisemnego wypełniania i z pominięciem wydruku. Jest to rozwiązanie ekologiczne i bardzo przystępne, ponieważ baza danych zawiera najczęściej informacje na temat tego, ile dni urlopowych jeszcze pracownikowi pozostało w puli na dany rok. Więcej na temat takich wniosków można przeczytać w wyczerpującym artykule na ten temat: „Papierowy wniosek o urlop odchodzi do lamusa. Jak wygląda elektroniczny wniosek urlopowy?”.

Jak wypełnić wniosek?

Typowa karta urlopowa zawiera jedynie kilka niezbędnych informacji. Na górze znajduje się miejsce przeznaczone na datę składania wniosku. Wśród rubryk, oprócz imienia i nazwiska oraz stanowiska, na którym pracownik jest zatrudniony, znajduje się pole dotyczące rodzaju urlopu. Najczęściej jest on określany jako wypoczynkowy, chociaż do maksymalnie czterech dni w roku można też skorzystać z opcji „na żądanie”. Istnieją też inne, specjalne formy urlopowe, np. ojcowski, który przysługuje tylko w określonych ustawowo sytuacjach.

Na końcu dokumentu jest miejsce na podpis osoby starającej się o urlop oraz pieczątkę pracodawcy. Nieco wcześniej trzeba zaznaczyć jeszcze jeden parametr, czyli wymiar urlopu. Jest on określony liczbą dni oraz zamknięty w ramach dat planowanego rozpoczęcia wolnego i jego zakończenia.

Czy wniosek może zostać odrzucony?

Nie każda data wskazana przez pracownika jest akceptowana przez pracodawcę. Jeśli w danym momencie zbyt wiele osób zdecydowało się na wypoczynek, sytuacja ta może negatywnie wpłynąć na działanie przedsiębiorstwa. Stąd możliwość odrzucenia wniosku wraz ze wskazaniem innej, korzystniejszej daty. Co więcej, w niektórych sytuacjach podwładny może być nawet ściągnięty z urlopu w trakcie jego trwania, oczywiście z pokryciem wszelkich kosztów poniesionych z tego tytułu przez pracownika.

Przed każdym urlopem trzeba złożyć wniosek i poczekać na jego zatwierdzenie. Można to zrobić w formie tradycyjnej, papierowej oraz nowoczesnej, elektronicznej. Wszystko zależy od tego, jakimi możliwościami dysponuje dana firma.