Nowy rok to zazwyczaj czas porządków - nie tylko w domu, ale również w firmie czy biurze, niezależnie od tego czy ma ono charakter stacjonarny, czy wirtualny. Porządki w firmie oznaczają zazwyczaj katalogowanie dokumentów, które w ciągu roku “wrzucamy” do segregatorów (lub komputerowych folderów) bez żadnego systemu. W tym czasochłonnym zadaniu pomoże nam na pewno wirtualna asystentka.
Kiedy na koniec roku nie mamy już czasu na dokładne segregowanie dokumentów i faktury nie są poukładane chronologicznie, a dokumenty pracowników leżą w jednej wspólnej teczce, czas na zabranie się za porządki. Ład w dokumentach ułatwi nam pracę w ciągu roku i zapewni, że nie zagubimy ważnej dokumentacji. W nowy rok wchodzimy jednak zazwyczaj z głową pełną nowych pomysłów i planów i nie chcemy marnować naszego czasu i energii na układanie koszulek z dokumentami w segregatorach albo tworzenie kolejnych folderów na pulpicie komputera.
Jest to jednak idealne zadanie dla asystentki personalnej. Nie wymaga długiego tłumaczenia, w przypadku wielu firm można wykonywać je na odległość, a przy tym doświadczona asystentka administracyjna na pewno ma własny, sprawdzony system segregowania dokumentów. Może on zrewolucjonizować nasz sposób katalogowania ważnych danych.
Księgowość to dział naszej firmy, w której szczególnie liczy się porządek. W końcu zagubienie pewnych dokumentów albo niedotrzymanie terminu może oznaczać dla nas straty finansowe. Dlatego porządki w fakturach, umowach leasingu, wynajmu czy dostaw są tak kluczowe dla każdej firmy. Warto posiadać osobne segregatory albo foldery na każdy z rodzajów płatności oraz oczywiście dbać o ich chronologię. Dodatkowe zakładki z nazwami poszczególnych części segregatora dodatkowo ułatwią nam życie. Jest to jedno z tych zadań, na które nigdy nie mamy czasu, ale daje nam widoczne efekty.
Kopia CV, umowa o pracę, formularz RODO, zaświadczenie o zdolności do wykonywania obowiązków - z roku na rok liczba dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika wzrasta. Dlatego łatwo się w nich pogubić, co może skutkować problemami w momencie kontroli urzędu skarbowego czy zwolnienia pracownika. Dlatego na początku roku warto poświęcić czas, a raczej zatrudnić personalną asystentkę, która poświęci go w naszym imieniu, aby cała dokumentacja pracowników była gotowa na ewentualną kontrolę.
Odpowiednio posegregowane dokumenty to zadanie, które pewnie nigdy nie jest u nas na szczycie listy, ale czasami jest niezbędne. Porządek w dokumentach to też porządek „w głowie”, a już na pewno duża oszczędność czasu. System zaimplementowany przez personalną asystentkę, którą zatrudniliśmy tylko na chwilę, może nam służyć przez kolejne lata.
środa, 9 lipca 2025
wtorek, 8 lipca 2025
Komentarze (0)