Jak wybrać dobrą agencję eventową?

Organizacja ważnego wydarzenia to dla wielu firm ogromne wyzwanie. Często pracownicy nie są w stanie sprostać temu zadaniu, ponieważ nie mają odpowiednich umiejętności, kwalifikacji, ani wiedzy. W takich przypadkach szuka się do pomocy profesjonalistów, którzy doskonale poradzą sobie z organizacją wydarzenia. Jednak często stajemy przed dylematem, jak wybrać właściwą agencję eventową.

Zrób rozeznanie

Pierwszym krokiem w czasie szukania odpowiedniej agencji eventowej powinno być przeprowadzenie małego researchu. Najpierw warto wyszukać wszystkie firmy działające w naszym mieście, a następnie wybrać takie, które nam najbardziej odpowiadają. Dopiero, gdy wybór zawęzimy do kilku, to zacznijmy wyślijmy zapytanie o ofertę agencji. Nie ma sensu prosić o to wszystkich znalezionych firm, ponieważ już wcześniej możemy odrzucić takie, które nie spełniają naszych oczekiwań. Dlatego najlepiej zapomnieć o nich najszybciej jak to będzie możliwe. W końcu stracimy tylko czas przeglądają ofertę agencji, z której usług na pewno nie będziemy chcieli skorzystać.

Poznaj bliżej wybrane agencje

Po wstępnej selekcji, a następnie przestudiowanie ofert od agencji, nasz wybór znacznie się zawęzi. Jednak nadal pozostanie kilka firm, które mogą nam odpowiadać. W tym momencie dobrym pomysłem będzie spotkanie z wybranymi firmami. W końcu na spotkaniu "face to face" może się narodzić między Wami pewna nic porozumienia, a wtedy znacznie łatwiej będzie dokonać wyboru. Podczas takiego spotkania łatwo będzie się też przekonać, czy na pewno dobrze się rozumiecie i nie między Wami żadnych niejasności. Dlatego warto wybrać się na takie spotkanie przed dokonaniem właściwego wyboru.

Doświadczenie jest istotne

Najlepiej decydować się na usługi doświadczonych agencji eventowych. Taka firma doskonale będzie wiedzieć, w jaki sposób nam pomóc, a także poradzi sobie w razie niespodziewanych problemów. W końcu organizacja wydarzenie to nie jest taka prosta sprawa i nie wiążę się z wykonaniem kilku telefonów, gdyby tak było, sami byśmy to zadanie wykonali. Dlatego lepiej poszukać agencji, która organizowała już różne wydarzenia i potrafi sobie z nimi poradzić. Ważne też, aby miała doświadczenie w przygotowaniu eventu, na którym nam zależy. W końcu nie każde wydarzenie organizuje się tak samo. Agencja, która ma ogromne doświadczenie w organizacji wyjazdów integracyjnych, może nie mieć odpowiedniego doświadczenie w przygotowaniu kongresu branżowego.

Poproś o refencje

Dobra i doświadczona agencja eventowa na pewno będzie się chwalić swoimi dotychczasowymi realizacjami. Na stronie większości z nich np. whatevent.pl, znajdziemy informacje o firmach, z którymi dotychczas współpracowała. Jednak taka informacja może nam nie wystarczyć. Wtedy warto dopytać o dodatkowe szczegóły. Dobrym pomysłem jest też poproszenie o referencje. To może nam dowiedzieć się, co tamte firmy sądzą o współpracy z wybraną przez nas agencją. Taka informacja może nam w znaczny sposób ułatwić wybór.