Jak efektywniej zarządzać czasem pracy wykorzystując Kaizen?

Mówi się, że czas to pieniądz i rzeczywiście stał się on walutą współczesnego świata. Różnego rodzaju twórcy, portale, marki, aplikacje, aktywności rywalizują o to, ile czasu i uwagi im poświęcimy. Ta sytuacja ma miejsce również w pracy. Z tego powodu coraz więcej ludzi sięga po sprawdzone i skuteczne metody zarządzania czasem, które pozwalają uporządkować i zminimalizować chaos oraz wszechobecny stres. Jedną z takich metod jest Kaizen - zrównoważona technika rozwijania się i dochodzenia do obranych celów.

Dlaczego niektóre metody zarządzania czasem okazują się nieskuteczne?

Aby zobrazować dlaczego Kaizen jest niezwykle skuteczną metodą zarządzania czasem, warto zrozumieć, jak nasz umysł reaguje na chaos, zmiany i stres. Ludzki mózg w ciągu ostatnich 400-500 milionów lat przeszedł wiele zmian ewolucyjnych, jednak niektóre jego obszary wciąż działają tak, jak mózgi naszych przodków wiele tysięcy lat temu. Gdy chcemy zerwać z utartym nawykiem np. pożeraczem czasu lub zmienić swój styl działania i wprowadzić do niego jakieś elementy zarządzania czasem, nasze śródmózgowie (a dokładniej mówiąc ciało migdałowate) uruchamia alarm.

Alarm, który ma nas chronić przed nieznanym, ponieważ zmiany są przez nasz organizm interpretowane jako zagrożenie. Właśnie dlatego wyłącza się możliwość twórczego i analitycznego myślenia, a jego miejsce zajmują reakcje emocjonalne. To właśnie wtedy mozolnie wdrażane metody zarządzania czasem zawodzą, a my wracamy do utartych schematów, np. chwytamy za telefon i przeglądamy media społecznościowe, mimo że wiemy, że w tym czasie powinniśmy wykonywać inne zadanie.

Zarządzanie czasem w oparciu o metodę Kaizen - dlaczego działa?

Metoda Kaizen pozwala obejść mechanizm, w którym lęk osłabia działanie naszej kory mózgowej. Dzięki niej możemy wypracować nowe nawyki w sposób pozbawiony stresu. Jak to się dzieje? Kaizen zakłada działanie poprzez robienie małych, dostosowanych do naszego tempa kroków. Wówczas zmiana jest na tyle mała, że nie wywołuje oporu i dużo łatwiej jest nam wdrożyć ją w życie.

Jeżeli w ciągu dnia brakuje Ci czasu na jakąś aktywność np. naukę nowego języka, odpisywanie na zaległe maile, robienie postępów w kursie e-learningowym, postaraj się znaleźć na nią jedynie 5 minut dziennie. Dużo łatwiej jest przekonać się do poświęcenia kilku minut na jakieś zadanie, niż próbować od razu z całą godziną. Jeżeli uda Ci się utrzymać tę rutynę przez kilka dni, spróbuj stopniowo zwiększać ten czas, aż wyrobisz nowy nawyk.

5S według Kaizen

• Seiri (wybór) - wybierz rzeczy niezbędne do pracy i oddziel je od tych, które rozpraszają twoją uwagę. Usuń ze swojego otoczenia wszelkie "przeszkadzacze".
• Seiton (uporządkowanie) - znajdź specjalne miejsca dla każdej rzeczy, dokumentu i narzędzia. Dzięki temu opanujesz chaos i będziesz tracić mniej czasu na porządki i poszukiwanie rzeczy, których aktualnie potrzebujesz.
• Seiso (sprzątanie) - dbaj o estetykę miejsca pracy, aby szybko wykrywać błędy i niedoskonałości.
• Seiketsu (standaryzacja) - porządkuj i strukturyzuj swoje działania, aby tworzyć nawyki wspierające efektywność.
• Shitsuke (samodyscyplina) - trenuj i wzmacniaj samodyscyplinę oraz umiejętność samokontroli.

Jak wprowadzić Kaizen do swojego czasu pracy?

Jak zacząć praktykować tę metodę zarządzania czasem? Zlecaj sobie małe zadania. Takie, których prawie nie dostrzeżesz na co dzień, jednak pozwolą Ci one wypracować swoją własną, skuteczną technikę zarządzania czasem. Na początku może być to uporządkowanie jednej szuflady lub przechodzenie do trybu offline na pół godziny dziennie. Nie narzucaj sobie zbyt dużego tempa, stopniowo wprowadzaj nowe nawyki i przechodź do kolejnego etapu dopiero wtedy, gdy zaadoptujesz się do obecnej sytuacji.

W tych momentach, w których zmiana normalnie wywołałaby silną, nerwową reakcję, w zastosowaniu techniki Kaizen będzie ona płynna i nieobarczona lękiem. Każdy mały krok tworzy nowe połączenia między neuronami i będzie utrwalał te nowopowstałe. A to przybliży cię do osiągnięcia twoich celów i lepszego zarządzania czasem.