KSeF w małej firmie: co obowiązuje od 2027 roku, jakie grożą kary i jak się przygotować

Od 2027 roku Krajowy System e-Faktur obejmuje wszystkie firmy, także te najmniejsze, a faktury nie wystawi się już z kasy fiskalnej. Wyjaśniamy, kogo dotyczą obowiązki, co z karami i jak krok po kroku przygotować firmę do pracy z KSeF.

KSeF obowiązuje już wszystkie firmy

Od 1 kwietnia 2026 roku faktury w KSeF wystawia większość podatników VAT. Najmniejsze firmy, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, miały okres przejściowy, który zakończył się wraz z końcem 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku także one muszą wystawiać faktury w KSeF.

Od tego samego dnia faktury nie można już wystawić z kasy fiskalnej. Każda faktura — także dla klienta, który poprosi o nią przy kasie — musi trafić do KSeF.

Jakie grożą kary

Przepisy przewidują kary za wystawienie faktury poza KSeF oraz za niewysłanie do systemu faktury wystawionej w trybie awaryjnym lub offline. Mogą one wynieść do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturach bez VAT — do 18,7% kwoty brutto.

Zgodnie z ustawą kary mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. Ministerstwo Finansów zaproponowało jesienią 2026 roku przesunięcie ich o rok, na 2028 rok. Przesunięcie dotyczy jednak wyłącznie kar — obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje niezależnie od tego. Aktualny stan przepisów najlepiej sprawdzić u swojej księgowej.

Jak przygotować firmę — 5 kroków

– Dostęp do KSeF. Właściciel firmy loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub e-dowód.

– Program do faktur. Wybierz narzędzie połączone z KSeF. Darmową aplikację udostępnia też Ministerstwo Finansów.

– Uprawnienia dla biura rachunkowego. Jeśli korzystasz z biura, nadaj mu uprawnienia w KSeF — wtedy faktury zakupowe i sprzedażowe księgowa pobierze sama.

– Koniec faktur z kasy. Jeśli wystawiałeś faktury z kasy fiskalnej, przejdź na wystawianie ich w KSeF.

– Plan na awarię. Ustal, co robisz przy awarii KSeF lub braku internetu: faktury wystawione w trybie offline trzeba później wysłać do systemu w terminie.

Faktury zakupowe też w KSeF

KSeF to nie tylko wystawianie. Wszystkie faktury od dostawców trafiają do systemu, więc papierowe i mailowe faktury zakupowe zastępuje jedno miejsce. Dokumenty nie giną, a księgowa ma do nich dostęp od razu. Warto jednak regularnie sprawdzać, czy wszystkie faktury w KSeF rzeczywiście dotyczą firmy, i potwierdzać koszty na czas.

Jak może pomóc biuro rachunkowe

Coraz więcej biur rachunkowych przejmuje obsługę KSeF za klienta. Przykładem jest Finovo — biuro rachunkowe online, które samo pobiera faktury z KSeF, a w aplikacji pokazuje właścicielowi firmy podatki, ZUS i terminy płatności, po polsku i po ukraińsku. Niezależnie od wybranego biura warto ustalić z księgową, kto odpowiada za KSeF i jakie uprawnienia trzeba nadać. Jeśli rozważasz zmianę księgowej, sprawdź, jak wygląda zmiana biura rachunkowego krok po kroku.

Podsumowanie

KSeF obejmuje dziś wszystkie firmy, a faktury nie wystawi się już z kasy fiskalnej. Niezależnie od tego, kiedy zaczną obowiązywać kary, obowiązek pozostaje. Kilka prostych kroków — dostęp, program, uprawnienia dla biura i plan na awarię — pozwala pracować z KSeF bez stresu.