Jak sprawnie uporządkować formalności związane z zatrudnianiem nowych osób?

Zatrudnienie nowego pracownika to moment, który z jednej strony daje firmie szansę na rozwój, z drugiej zaś wiąże się z szeregiem obowiązków formalnych. Jeśli są one nieuporządkowane, łatwo o błędy, opóźnienia lub niepotrzebny chaos organizacyjny. To z kolei wpływa nie tylko na funkcjonowanie działu HR, ale również na pierwsze doświadczenia nowej osoby w firmie. O czym jako pracodawca powinieneś bezwzględnie pamiętać zatrudniając nowych pracowników? I jak sobie ułatwić ten proces?

Formalności jeszcze przed rozpoczęciem pracy 

Zanim nowy pracownik pojawi się w firmie, konieczne jest spełnienie kilku podstawowych obowiązków. Na tym etapie kluczowa jest dobra współpraca między przełożonym, działem HR (o ile istnieje w Twojej organizacji) oraz księgowością.

Do najważniejszych zadań należy:

• przygotowanie i podpisanie umowy (o pracę lub innej formy zatrudnienia),
• zebranie danych osobowych niezbędnych do zgłoszenia pracownika do ZUS,
• przekazanie niezbędnych informacji do działu księgowości lub biura rachunkowego,
• przygotowanie zakresu obowiązków oraz warunków zatrudnienia,
• zaplanowanie procesu wdrożenia (onboardingu).

Bez względu na to, czy zajmujesz się zatrudnianiem nowych osób osobiście, czy delegujesz to zadanie np. managerowi, dobrym pomysłem jest stworzenie podręcznej checklisty, która pozwoli uporządkować wszystkie działania i uniknąć pominięcia któregoś z etapów. Dzięki temu proces zatrudnienia stanie się powtarzalny i łatwiejszy do zarządzania, np. przy rozpoczynaniu współpracy z kolejnymi osobami.

Brak zdrowotnych przeciwwskazań do podjęcia pracy, czyli medycyna pracy

Jednym z obowiązkowych elementów zatrudnienia są badania medycyny pracy, których celem jest potwierdzenie, że pracownik może bezpiecznie wykonywać swoje obowiązki na danym stanowisku. To ważny etap zarówno z perspektywy pracodawcy, jak i samego zatrudnionego - pozwala ograniczyć ryzyko zdrowotne i dopasować warunki pracy do możliwości organizmu.

Organizacja takich badań bywa czasochłonna, dlatego wiele firm decyduje się nieco uprościć ten proces, korzystając ze wsparcia doświadczonej placówki medycznej. Dobrze zorganizowana przychodnia przejmuje większość obowiązków - od doboru niezbędnych badań po koordynację wizyt.

Po stronie pracodawcy pozostaje jedynie wystawienie skierowania, natomiast cała reszta organizacji przebiega po stronie placówki. Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć formalności do minimum, usprawnia proces badań i przyspiesza moment rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika.

Więcej informacji na ten temat możesz znaleźć na stronie: https://enel.pl/dla-firm/produkty/medycyna-pracy 

Sprawna komunikacja i przepływ informacji

Oprócz kwestii formalnych ogromne znaczenie ma także sprawny przepływ informacji wewnątrz firmy. Nawet najlepiej przygotowana dokumentacja nie wystarczy, jeśli zabraknie płynnej współpracy między działami.

Warto zadbać m.in. o to, aby wszystkie potrzebne dane trafiły na czas do właściwych osób - księgowości, przełożonego, działu IT czy administracji. Dzięki temu możliwe będzie odpowiednie przygotowanie stanowiska pracy, nadanie dostępów oraz zapewnienie narzędzi niezbędnych do wykonywania obowiązków.

Nie można też pominąć kwestii przekazania nowemu pracownikowi zasad funkcjonowania organizacji - sposobu pracy, regulaminów czy procedur wewnętrznych. Im lepiej uporządkowany i przemyślany będzie ten etap, tym szybciej nowa osoba odnajdzie się w firmie i zacznie efektywnie działać.

Onboarding od ludzkiej strony

Dopełnienie różnych formalności przy zatrudnianiu jest procesem niezbędnym, ale o sukcesie wdrożenia nowej osoby w życie firmy decyduje „ludzkie” podejście. Warto w tym celu wyznaczyć opiekuna (tzw. buddy’ego), który wprowadzi pracownika w codzienne życie firmy i niepisane zasady komunikacji czy zwyczaje zespołu. Dzięki temu osoba ta szybciej pozbędzie się stresu, poczuje się swobodnie i zyska pewność w nowym środowisku. To niewielki wysiłek organizacyjny, który buduje pozytywne pierwsze wrażenie i znacząco zwiększa szansę na to, że nowa osoba zostanie w firmie na dłużej.