Wirtualne biuro w praktyce

Wielu rozpoczynających działalność gospodarczą słyszało o wirtualnych biurach i rozważa rejestrację pod adresem udostępnianym przez któreś z nich lub zmianę adresu domowego na wirtualny. W rzeczywistości jest to jednak adres zupełnie realny, podobnie jak biuro, które też realnie istnieje i wykonuje pewne usługi na rzecz przedsiębiorcy, z którym podpisało umowę. Jak to działa w praktyce?

Adres do rejestracji firmy

Z różnych powodów można nie chcieć rejestrować firmy pod domowym adresem ani wynajmować dla niej prawdziwego biura. Często posiadanie takiego biura jest zupełnie zbędne, bo nie ma się bezpośredniego kontaktu z klientami ani kontrahentami – wszystko odbywa się przez internet. Można wtedy pracować spokojnie w zaciszu domowym. Adres domowy warto jednak chronić: po co ma być publikowany w CEIDG i rozmaitych publicznie dostępnych bazach danych? Ani sam przedsiębiorca, ani jego bliscy nie chcą być niepokojeni w miejscu ze wszech miar prywatnym przez interesantów. Wirtualne biuro chroni przed niezapowiedzianymi, niechcianymi wizytami.

Ponadto wielu przedsiębiorców mieszkających na wsi i w małych miasteczkach obawia się, że ich realne adresy mogłyby zniechęcać do korzystania z ich usług. Każdy z nich może więc założyć firmę z prestiżowym adresem, bo to on wybiera sobie wirtualne biuro Warszawa, ul Marszałkowska? Czemu nie?  

To, co chyba najważniejsze: obsługa korespondencji

Wirtualne biuro to swoista recepcja. Zawsze ktoś w niej jest, zawsze odbierze pocztę – zarówno przesyłki zwykłe, jak i polecone. Na ogół umowa z obsługiwanym przedsiębiorcą przewiduje, że pracownik wirtualnego biura otworzy przesyłkę, zeskanuje ją i umieści skan w panelu użytkownika, a system powiadomi przedsiębiorcę mailem o nadejściu poczty. W niektórych biurach jest to zawarte w cenie abonamentu, gdzie indziej płaci się za każdy skan. Oryginały biuro wirtualne prześle pocztą lub kurierem raz w miesiącu (lub częściej – kwestia uzgodnienia) na wskazany adres. Tym samym odpada problem ewentualnej nieobecności: nie trzeba wyjmować ze skrzynki awiza i ustawiać się w kolejce do pocztowego okienka.

Obsługa połączeń telefonicznych

Tu możliwości jest wiele. Można nie korzystać z tego w ogóle, można też zarezerwować dla swojej  firmy numer, pod który mogą dzwonić wszyscy zainteresowani. Pracownik wirtualnego biura będzie odbierał takie telefony i udzielał informacji zgodnie z instrukcjami. Można też umówić się na przekierowywanie rozmów na dowolny numer, np. komórkowy. Tym samym dzwoniący będzie myślał, że dzwoni np. do Warszawy, a w rzeczywistości połączy się z przedsiębiorcą w Kątach Małych.

Gdy trzeba – prawdziwa przestrzeń biurowa

Czasem nawet najzagorzalszy geek, niewychodzący tygodniami z domu, musi się z kimś w sprawach biznesowych spotkać, lecz gdzie? W domu? W kawiarni? Wirtualne biura udostępniają pokoje i sale na godziny: można dokonać rezerwacji i spotkać się z kontrahentem w typowym, biurowym otoczeniu, a nawet podjąć go kawą. Można też zorganizować większe spotkanie, naradę, rekrutację, casting itp.

A rozmaite inne usługi dostępne są często na indywidualne życzenie. Wystarczy porozmawiać i umówić się. Owocnej pracy!