Księgowość online - przydatne rozwiązanie dla mikro i małych firm

Przedsiębiorcy zobowiązani są do prowadzenia rozliczeń z urzędem skarbowym i mają w tym zakresie do wyboru kilka rozwiązań. Zamiast zlecać prowadzenie ksiąg do tradycyjnego biura rachunkowego, doskonałą opcją jest samodzielna księgowość online ze wsparciem ekspertów. Na czym polega taka forma współpracy? Czym jest i jak działa księgowość online?

Księgowość online to kompleksowa usługa łącząca oprogramowanie do samodzielnego prowadzenia rozliczeń księgowo-podatkowych firmy wraz z merytorycznym wsparciem ekspertów. Pomoc w zagadnieniach księgowych i kadrowych udzielana jest zdalnie przez specjalistów z wieloletnią praktyką, co jest wygodne i komfortowe dla przedsiębiorcy. Firmy oferujące księgowość online proponują swoim klientom bezpłatny, np. 30-dniowy okres próbny. Podczas tego czasu mogą przetestować wszystkie funkcje oprogramowania w pełnej wersji, całkowicie darmowo i bez zobowiązań. Tego typu możliwość oferuje system wFirma, gdzie po okresie testowym użytkownik może zakupić dostęp na kolejny okres lub usunąć konto bez ponoszenia jakichkolwiek opłat.

Korzystając z księgowości online przedsiębiorca otrzymuje wszystkie niezbędne narzędzia, dzięki którym może prowadzić księgowość, ale i dodatkowo usprawnić działanie firmy. Oprogramowanie zapewnia dostęp do modułów takich, jak: do księgowość online, kadry i płace oraz funkcje do zarządzania sprzedażą. Jest to program do fakturowania oraz szereg przydatnych integracji, które automatyzują wykonywanie codziennych czynności przy prowadzeniu biznesu.

Księgowość online dla mikro i małych firm

Prowadzenie samodzielnej księgowości online dedykowane jest przedsiębiorcom, których skala działalności nie jest duża. System do prowadzenia księgowości online jest doskonałą opcją dla mikro i małych firm. Usługa ta jest bardzo popularna wśród branż wymienionych na poniższej grafice.

zobacz poniżej fot. 2

Księgowość online to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy często pracują poza siedzibą firmy. Wtedy nie występuje powszechny problem z dostarczeniem dokumentów do biura rachunkowego, często oddalonego od miejsca prowadzenia biznesu, co niepotrzebnie zajmuje czas. Dzięki dostępowi online do programu do prowadzenia księgowości, w dowolnym miejscu możemy szybko i sprawnie wystawić fakturę czy wyliczyć i opłacić podatek. Wystarczy dostęp do internetu - dzięki technologii chmurowej system i wszystkie dane księgowe dostępne są wtedy, gdy są potrzebne.

Wszystkie funkcje w jednym miejscu

Prowadząc firmę przedsiębiorca musi pamiętać o wielu rzeczach takich, jak: rozliczenia, płatności, zamówienia, wysyłka faktur klientom czy monitorowanie stanów magazynowych. Jeśli w firmie zatrudnione są dodatkowe osoby, do zadań dochodzą kwestie związane z organizacją pracy zatrudnionej kadry oraz rozliczania z wykonanej pracy. Bardzo często przedsiębiorcy korzystają z wielu różnych programów, co utrudnia, a nie ułatwia codzienną pracę. Jest na to proste rozwiązanie. 

System wFirma dostarcza oprogramowanie do księgowości online, jednak nie tylko. W ramach pakietu użytkownicy otrzymują także dostęp do przydatnych modułów i narzędzi. Należą do nich:

• Fakturowanie - użytkownik może wystawić fakturę w 8 językach, w 9 szablonach i z własnym logo. Wygenerowaną fakturę można wysłać bezpośrednio do odbiorcy e-mailem, a w przypadku braku płatności można przypomnieć kontrahentowi o płatności, wysyłając z systemu maila lub wiadomość SMS-ową. Faktury sprzedaży można wystawić we wszystkich walutach obcych wraz z automatycznym wyliczeniem różnic kursowych. Moduł zapewnia także mobilne fakturowanie. Dodatkowo, w ramach pakietu dostępna jest integracja z giełdą długów, która pozwala na automatyczną weryfikację czy klient jest wypłacalny. Dzięki integracji z zewnętrznym systemem faktoringowym, przedsiębiorca może w prosty sposób przekazać do sfinansowania fakturę z odroczonym terminem płatności. System posiada także integrację z bazą VIES - dzięki temu wystawiając fakturę dla firmy z innego kraju UE, automatycznie pojawia się informacja czy dana firma jest zarejestrowana do VAT UE.
• CRM - to system do zarządzania sprzedażą, koordynacji projektów i zadań, gromadzenia informacji o kontrahentach lub klientach, np. przyznanych im zniżkach. System CRM może służyć do kontaktowania się z pracownikami i rozliczania ich z wykonanych zadań, gdyż pozwala na zakładanie zadań jednorazowych i cyklicznych wraz z możliwością przypisywania ich do pracowników. Pozwala na priorytetyzowania zadań i monitoring postępu pracy, określanie terminów na wykonanie pracy.
• Kadry i płace online - docenią go przedsiębiorcy którzy zatrudniają pracowników. Pozwala na wygodne prowadzenie kadr i naliczanie płac. Moduł  posiada przydatne narzędzia takie, jak: generator umów, w tym cywilnoprawnych, prowadzenie ewidencji czasu pracy online, elektroniczne akta osobowe, panel e-Pracownik służący komunikacji między pracodawcą a pracownikiem. Dodatkowo jedny kliknięciem tworzy się listę płac, która automatycznie księguje się w KPiR - nic nie trzeba robić ręcznie. Moduł kadrowy posiada pełną integrację z ZUS PUE, dzięki czemu nie są potrzebne żadne inne programy (jak np. Płatnik). Jest to wygodne narzędzie do generowania i wysyłki bezpośrednio z systemu dokumentacji zgłoszeniowej i deklaracji rozliczeniowych do ZUS. Co istotne, w ramach systemu wFirma istnieje możliwość wykupienia dodatkowej usługi jaką jest wsparcie Asystenta Kadrowego. Dzięki temu przedsiębiorca otrzymuje fachową i nielimitowaną pomoc eksperta z dziedziny kadr i płac. W przypadku wątpliwości z rozliczeniami, czy też otrzymanym zwolnienie chorobowym pracownika wystarczy zadać pytanie poprzez wewnętrzny system, a specjalista kadrowy przejmie sprawę i przygotuje odpowiedź.
• Magazyn - czyli system magazynowy online dla firm prowadzących sprzedaż internetową lub sprzedaż stacjonarną, które muszą systematycznie kontrolować stany magazynowe. Posiada takie funkcje, jak: obsługa grup cenowych i rabatów, generowanie JPK_MAG, obsługa drukarek kodów kreskowych. Magazyn działa zgodnie z metodą FIFO lub FEFO. System zlicza aktualny stan towarów na podstawie przyjęć z faktur zakupu i zejść z faktur sprzedaży. Dla firm, które nie potrzebują rozbudowanego magazynu istnieje możliwość korzystania z magazynu mini, czyli uproszczonej opcji katalogu produktów i usług. 

Księgowość online w systemie wFirma jest zintegrowana z wieloma zewnętrznymi usługami, np.  integracja z bankowością elektroniczną, ZUS-em czy Ministerstwem Finansów, dzięki czemu przedsiębiorca może np. sprawdzić, czy jego kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. 

Bardzo przydatnym narzędziem jest OCR, który skraca proces księgowania wydatków. Moduł do odczytywania faktur automatycznie uzupełnia dane na podstawie załączonego dokumentu (skanu lub zdjęcia faktury), tworząc wersje robocze wydatków. Wystarczy jedynie zatwierdzić automatyczny wpis. Moduł OCR jest dostępny za darmo i bez limitu dokumentów w ramach pakietu księgowość online.  

System wFirma znacząco ułatwia codzienność przedsiębiorcy. Zarówno składki ZUS, rozliczenia z tytułu VAT czy roczne rozliczenia PIT generuje się i wysyła jednym kliknięciem. Oprogramowanie pomoże w skorzystaniu z różnego rodzaju ulg podatkowych, np. na dzieci, czy pozwoli na wspólne rozliczenie z małżonkiem. 

Co ważne, prawie każdy przedsiębiorca korzysta z samochodu i w związku z jego posiadaniem, potrzebuje programu do łatwego rozliczenia wydatków związanych z użytkowaniem auta. W systemie wFirma można rozliczyć wszystkie koszty związane z pojazdem, wprowadzić go do ewidencji środków trwałych, rozliczyć na podstawie umowy leasingu operacyjnego, najmu lub jako prywatne, dodatkowo wykorzystywane w działalności. 

Jakie korzyści płyną z księgowości online?

Program do samodzielnego prowadzenia księgowości online to jedno z rozwiązań dla osób prowadzących działalność gospodarczą. System zawiera wszystkie niezbędne narzędzia. Korzystając z księgowości online, przedsiębiorca:

• posiada dostęp do oprogramowania zgodnego z aktualnymi przepisami – twórca programu do księgowania online zajmuje się jego cyklicznymi i bezpłatnymi aktualizacjami oraz dostosowaniem do aktualnie obowiązujących przepisów,
• otrzymuje wsparcie ekspertów - użytkownik korzystający z księgowości online może w każdej chwili zwrócić się z pytaniem do specjalistów. Dzięki wewnętrznemu systemowi komunikacji, logując się do wFirma można uzyskać bezpłatne wsparcie techniczne, które udzielane jest codziennie w godz. 7-21;
• ma dostęp do dokumentów w każdym miejscu i o każdej porze - wystarczy urządzenie i połączenie z internetem, by rozliczyć się z fiskusem lub wystawić i wysłać fakturę VAT kontrahentowi oraz mieć bieżący wgląd w dokumenty firmy,
• ma wybór - usługa księgowości online jest oferowana w modelu SaaS (Software as a Service). Oznacza to, że użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z wykupionego abonamentu, bez zobowiązań,
• oszczędza - księgowość online jest dużo tańsza niż korzystanie z usług biura rachunkowego. Roczna oszczędność może wynieść co najmniej. 1500 zł.

Firmy tworzące oprogramowanie do księgowości online dbają o wszelkie aktualizacje, a także zapewniają bezpieczne przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, czyli przez kolejne 5 lat. Dla użytkownika to dodatkowa zaleta – nie musi on martwić się o miejsce na przechowywanie dokumentów. Wszystkie dane są przechowywane w chmurze, z dostępem w każdym momencie.

zobacz poniżej fot. 3

Księgowość online a RODO

Prowadząc firmę i przetwarzając dane swoich klientów, przedsiębiorcy powinni zadbać o bezpieczeństwo tych danych. Korzystanie z księgowości online pozwala na zdjęcie części tych obowiązków w tym zakresie. To dostawca oprogramowania musi zadbać m.in. o szyfrowaną transmisję danych czy tworzenie ich kopii bezpieczeństwa. Dzięki temu przedsiębiorca ma więcej czasu, by skoncentrować się na prowadzeniu biznesu i rozwoju firmy. 

Mała księgowość online oferowana przez wFirma pozwala też użytkownikom generować raporty RODO. Zawierają one szereg informacji, w tym o użytkowniku wprowadzającym dane, dacie wprowadzenia danych czy wreszcie podmiotach trzecich, którym dane zostały przekazane.

Intuicyjny w obsłudze interfejs i pomoc ekspertów

Program do księgowości online powinien być wygodny, kompleksowy i niezawodny. W korzystaniu z systemu bardzo ważny jest interfejs, który powinien być intuicyjny i nie powinien sprawiać problemów z poruszaniem się po programie. Aby poznać możliwości programu przed zakupem abonamentu warto skorzystać z bezpłatnego okresu testowego. 

System wFirma oferuje taką opcję, wystarczy zarejestrować konto i korzystać z programu przez 30 dni za darmo bez żadnych zobowiązań. Twórcy oprogramowania stawiają sobie za cel wspieranie przedsiębiorców poprzez udostępnienie innowacyjnych rozwiązań programowych oraz dzielenie się wiedzą ekspercką. W przypadku wątpliwości dotyczących księgowania lub kadr i płac można skorzystać z pomocy merytorycznej udzielanej przez - Asystenta Księgowego lub Asystenta Kadrowego, poprzez zakupienie dodatkowej usługi. Dodatkowo, w ramach pomocy eksperci wFirma stworzyli bazę wiedzy dla użytkowników, która jest stale aktualizowana i uzupełniana.

zobacz poniżej fot. 4