Kasy fiskalne online - co warto o nich wiedzieć?

Wiele branż jest zobligowanych do rejestracji sprzedaży za pomocą kas fiskalnych online. W związku z czym wielu przedsiębiorców musi się zapoznać z tym zagadnieniem. W niniejszym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje na temat kas fiskalnych online oraz przedstawiamy dla jakich branż są obowiązkowe.

Czym są kasy fiskalne online?

Kasy fiskalne online są nową kategorią urządzeń fiskalnych. Mianem kasy fiskalnej online nazywa się urządzenia, które pod względem funkcjonalności i budowy są zbliżone do modeli starszych generacji, ale dodatkowo posiadają zdolność do komunikacji przez Internet. Innymi słowy, wyróżniają się tym, że komunikują się z Centralnym Rejestrem Kas.

CRK (inaczej Repozytorium) to miejsce, w którym gromadzone są między innymi raporty dobowe, paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne oraz informacje o przeglądach okresowych. Zazwyczaj domyślnie kasa łączy się z Repozytorium co dwie godziny (czasami można ten czas zmienić), tym samym wymiana informacji z reguły odbywa się niemal na bieżąco. Co istotne, wymiana danych z CRK odbywa się automatycznie, bez ingerencji właściciela urządzenia. W związku z czym bardzo ważne jest zapewnienie stałego dostępu do Internetu.

Warto odnotować, że poza zakupem urządzenia i zapewnieniem stałego dostępu do Internetu, konieczne jest zawarcie umowy z serwisantem, który posiada odpowiednie uprawnienia. Następnie razem z serwisantem należy przeprowadzić proces instalacji oraz fiskalizacji nowej kasy.

W momencie, gdy zostanie zarejestrowana nowa kasa fiskalna online powstaje konieczność wyrejestrowania dotychczasowego urządzenia. Żeby to wykonać należy złożyć w US wniosek z prośbą o wyrejestrowanie poprzedniej kasy fiskalnej z ewidencji.

Przedsiębiorcy, którzy planują zakup nowej kasy fiskalnej online mogą skorzystać z ulgi na zakup kas fiskalnych online, która wynosi 90% wartości kasy netto (maksymalnie 700zł). Przykłady kas fiskalnych online można znaleźć na kasyserwis.pl.

Dla jakich branż kasy fiskalne online są obowiązkowe?

Wirtualne kasy fiskalne są uważane za rewolucje technologiczną w obszarze fiskalizacji, dzięki której walka z szarą strefą stała się prostsza. Jest to jednak rewolucja, która nie została wdrożona w sposób natychmiastowy. Ustawodawca zdecydował się wprowadzić obowiązek posiadania kasy fiskalnej online w sposób stopniowy. Pierwsze branże były zobowiązane do przejścia na nowe urządzenia od 1 stycznia 2019 roku (między innymi firmy świadczące usługi motoryzacyjne i wulkanizacyjne oraz handlujące paliwami).

Od 1 lipca 2021 roku obowiązek rejestracji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej online dotyczy również poniższych branż:

• Kosmetyczki
• Lekarze
• Stomatolodzy
• Prawnicy
• Fryzjerzy
• Kluby fitness i siłownie

Początkowo powyższe branże miały mieć obowiązek posiadania kasy fiskalnej od 1 stycznia 2021 roku, jednak ustawodawca zdecydował się przedłużyć termin do 1 lipca 2021 roku.

Z kolei od stycznia 2022 roku obowiązek posiadania kasy fiskalnej online dotyczy podmiotów, które uczestniczą w systemie TaxFree.

Pozostali przedsiębiorcy również muszą zacząć myśleć o wymianie swoich starych kas fiskalnych, gdyż wedle zapowiedzi od 2023 roku możliwy będzie zakup wyłącznie kas online. Warto odnotować, że w 2023 roku stare tradycyjne kasy wciąż będą mogły być eksploatowane. Niemniej jednak, w dłuższym terminie w wyniku naturalnej wymiany starych urządzeń na nowe prawdopodobnie wirtualne kasy fiskalne będą coraz powszechniej stosowane.