Jak czyścić bazy danych?

Powstanie baz danych przyczyniło się do powielania i przechowywania nieaktualnych informacji. W takiej sytuacji użytkownicy spędzają więcej czasu na poszukiwaniu potrzebnych szczegółów, a także mogą pominąć te istotne i stracić potencjalnych klientów. Dlatego nieaktualne dane znajdujące się w systemach CRM mogą kosztować biznesmenów spore pieniądze – wiąże się to też z opłatami za więcej pamięci, niż istotnie jest potrzebna. Niezbędna jest więc wiedza, o tym jak i kiedy usuwać informacje, aby zostawić tylko te, które są nam potrzebne. Przedstawiamy, jak powinien wyglądać proces usuwania danych z systemu.

Analizuj dane, które przechowujesz

Pierwszym krokiem procesu czyszczenia danych w systemie CRM powinna być analiza ich jakości. Podczas tej czynności należy zrozumieć, w jaki sposób informacje zostały wprowadzone oraz czy były powielane. Dzięki tym informacjom łatwiej trafić na zduplikowane rekordy i odkryć skąd pochodzą. Najlepiej byłoby mieć te informacje od samego początku, ale zazwyczaj nikt nie monitoruje systemów CRM. Dlatego analiza danych i wykrycie nieistotnych informacji jest niezbędna.

Ustal harmonogram czyszczenia danych

Nieistotnych danych nie musimy usuwać codziennie lub co tydzień, ale warto poświęcić trochę czasu zaplanowanie regularnego harmonogramu czyszczenia systemu. Częstotliwość najlepiej dopasować do specyfiki firmy – w jednych przedsiębiorstwach sprawdza się kwartalne usuwanie danych, w innych wystarczy roczne. Warto więc dostosować harmonogram do naszego przedsiębiorstwa. Dzięki temu zyskamy pewność, że wszystko jest w porządku. Warto też korzystać z baz danych schober.pl, ponieważ większość prac zostanie wykonana za nas.

Czyszczenie systemu baz danych

Czyszczenie systemu CRM obejmuje następujące czynności:

• Standaryzacja

W firmach, które nie mają standardowej polityki dotyczącej wprowadzania danych w systemie CRM, użytkownicy wprowadzają informacje według swoich indywidualnych preferencji. Wówczas może się okazać, że w systemie jeden rekord jest zapisany na kilka sposobów – pracownicy mogą wprowadzić czyjeś pełne imię i nazwisko, ale mogą też zdrobniałych form, skrótów lub pseudonimów. Standaryzacja pozwoli wyeliminować zduplikowane wpisy.

• Czyszczenie danych

Najpierw powinno się usunąć niepotrzebne dane, które już są w systemie, czyli powtarzające się rekordy, błędne lub niekompletne informacje. W razie wątpliwości należy się skontaktować z osobą, która wprowadziła dany wpis.

• Walidacja

Ten krok gwarantuje, że w systemie będą się znajdować aktualne i przydatne dane.  Procedury wprowadzania wpisów najlepiej ustanowić na początku, aby mieć pewność, że pracownicy pracują z odpowiednimi danymi. Jeżeli mamy wątpliwości dotyczące ważności informacji, warto je sprawdzić.

• Uzupełnienie brakujących informacji

Nikt nie chce stracić klientów z powodu braku informacji. Dlatego warto, jak najszybciej uzupełnić brakujące numery telefonów i adresy mailowe. Można dodać do wpisów dodatkowe informacje, które ułatwią użytkownikom prace.